Dernekler her yıl bir önceki yıla ait beyannameyi vermekle yükümlüdür. Beyanname DERBİS üzerinden elektronik olarak verilebilir; öncesinde üye sayısı ve mali rakamların hazır olması gerekir.
Dernekler, yürürlükteki düzenleme gereği bir önceki takvim yılına ait faaliyet ve mali bilgilerini içeren yıllık beyannameyi ilgili birime vermekle yükümlüdür. Beyanname, DERBİS üzerinden elektronik ortamda verilebilir.
Ne zamana kadar veriliyor?
Beyanname, takvim yılının ilk dört ayı içinde yani nisan ayı sonuna kadar verilecek şekilde düzenlenmiştir. Süreler mevzuat değişiklikleriyle güncellenebildiği için, o yıla ait tarihi Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü duyurularından teyit etmenizi öneririz.
Beyanname öncesi hazırlanacaklar
Beyanname formu, derneğin kendi kayıtlarından gelen bilgileri ister. Doldurmaya oturmadan önce şu rakamların net olması işi kolaylaştırır:
- Üye sayısı: yıl başı ve yıl sonu itibarıyla üye sayısı, yıl içinde giren ve ayrılan üyeler
- Gelirler: aidat, bağış ve yardım gelirleri; varsa diğer gelirler
- Giderler: faaliyet giderleri, personel, kira, genel yönetim giderleri
- Kasa ve banka durumu: yıl sonu bakiyeleri
- Faaliyetler: yıl içinde yapılan etkinlikler, projeler, yardım faaliyetleri
- Varlıklar: demirbaş ve varsa taşınmazlar
En sık yaşanan zorluk: rakamların dağınık olması
Beyanname döneminde harcanan zamanın büyük bölümü formu doldurmaya değil, rakamı bulmaya gider. Üye listesi bir Excel dosyasında, aidat tahsilatları saymanın defterinde, banka hareketleri ekstrede duruyorsa her kalem yeniden hesaplanır. Kayıtlar tek yerde tutulduğunda beyanname çalışması bir raporu okumaya dönüşür.
Bu yüzden beyanname hazırlığını yılın sonunda değil yıl boyunca yapmak gerekir: her tahsilat gelir kaydına düştüğünde, her gider belgesiyle işlendiğinde nisan ayında yapılacak iş yalnızca kontrol olur. Dernek muhasebe programı sayfasında dönemsel raporların nasıl üretildiğini anlattık.
Beyanname ile defterler karıştırılmamalı
Beyanname, tutulan defterlerin yerine geçmez. Derneğin ayrıca mevzuatta sayılan defterleri tutma yükümlülüğü sürer. Hangi defterlerin tutulduğunu ve elektronik tutmanın ne anlama geldiğini dernek defterleri yazımızda ele aldık.
Kim imzalar, kim gönderir?
Beyanname derneği temsile yetkili kişi tarafından imzalanır/onaylanır. Elektronik ortamda gönderim için DERBİS kullanıcı bilgisine sahip olunması gerekir; şifre alınmadıysa süreci DERBİS şifresi nasıl alınır yazımızdan takip edebilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; derneğinizin özel durumu için bağlı bulunduğunuz il müdürlüğüne veya mali müşavirinize danışmanız gerekir.