DERBİS (Dernekler Bilgi Sistemi), derneklerin beyanname ve bildirimlerini elektronik ortamda verdiği sistemdir. Kullanıcı adı ve şifre almak için yönetim kurulu kararı ile valiliğe başvurulur.
DERBİS, açık adıyla Dernekler Bilgi Sistemi, İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından işletilen ve derneklerin mevzuatla yükümlü tutulduğu beyanname ile bildirimleri elektronik ortamda vermesini sağlayan sistemdir. Kısaca: derneğin devletle olan yazışmasının çevrimiçi kanalıdır.
DERBİS ne işe yarar?
Yürürlükteki düzenlemeye göre dernekler pek çok bildirimi elektronik ortamda yapabilir. DERBİS üzerinden tipik olarak şu işlemler yürütülür:
- Yıllık beyannamenin verilmesi
- Genel kurul sonuç bildirimi
- Yönetim ve denetim kurulu değişikliklerinin bildirimi
- Yerleşim yeri (adres) değişikliği bildirimi
- Yurt içinde ve yurt dışında yapılan yardım/işbirliği bildirimleri
DERBİS şifresi nasıl alınır?
Uygulamada izlenen yol şu şekildedir:
- Yönetim kurulu kararı alınır. Kararda, beyanname ve bildirimlerin elektronik ortamda doldurulması için dernek başkanının (veya yetkilendirilecek kişinin) yetkili kılındığı açıkça yazılır.
- Başvuru yapılır. Yetkilendirilen kişi, karar defterinin ilgili sayfasının fotokopisi ve yönetim kurulu kararıyla derneğin bulunduğu ildeki valiliğe (il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne) başvurur.
- Kullanıcı adı ve şifre teslim edilir. Başvuru uygun bulunduğunda kullanıcı bilgileri yetkilendirilen kişiye verilir.
Şifre kişiye özeldir ve sorumluluk yetkilendirilen kişidedir. Yönetim değiştiğinde yetkinin de yeni yönetim kurulu kararıyla güncellenmesi gerekir — devir teslimde en sık atlanan noktalardan biri budur.
Beyanname vermeyi kaçırmak ne anlama gelir?
Beyanname ve bildirim yükümlülüklerinin süresinde yerine getirilmemesi idari yaptırım konusudur. Bu nedenle beyanname döneminin takvimde takip edilmesi ve gereken rakamların hazır tutulması önemlidir. Ayrıntı için dernek beyannamesi nasıl verilir yazımıza bakabilirsiniz.
Kayıtları hazır tutmak süreci kısaltır
DERBİS'e girilen bilgilerin kaynağı derneğin kendi kayıtlarıdır: üye sayısı, aidat ve bağış gelirleri, giderler, kasa ve banka durumu. Bu kayıtlar dağınıksa beyanname dönemi günler süren bir toparlama işine dönüşür. Üye ve mali kayıtları tek panelde tutmak beyanname çalışmasını rakam okumaya indirir; dernek muhasebe programı ve üye takip programı sayfalarında bunun nasıl işlediğini anlattık.
Nereden doğrulanır?
DERBİS ve dernek mevzuatına ilişkin güncel bilgiye Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü sitesinden, mevzuat metinlerine ise mevzuat.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz. Kendi derneğinizin durumuna özel sorularda bağlı bulunduğunuz il müdürlüğüne danışmanız en doğrusu olur.