İşletme hesabı ve bilanço esasına göre tutulan defterler, tasdik zorunluluğu ve elektronik defter uygulaması. Hangi derneğin hangi esasa göre kayıt tuttuğu nasıl belirlenir?
Dernekler, yürürlükteki düzenleme gereği belirli defterleri tutmakla yükümlüdür. Hangi defterlerin tutulacağı, derneğin işletme hesabı esasına mı yoksa bilanço esasına mı göre kayıt tuttuğuna bağlıdır.
İşletme hesabı esasında tutulan defterler
Derneklerin büyük bölümü işletme hesabı esasına göre kayıt tutar. Bu durumda tutulan defterler tipik olarak şunlardır:
- Karar defteri: yönetim kurulu kararları, tarih ve numara sırasıyla
- Üye kayıt defteri: üyelerin kimlik bilgileri, giriş ve ayrılış tarihleri, aidat durumu
- Evrak kayıt defteri: gelen ve giden evrakın kaydı
- İşletme hesabı defteri: alınan ve harcanan paralar ile alacak ve borçlar
- Alındı belgesi kayıt defteri: alındı belgelerinin seri ve sıra numarasıyla kaydı
- Demirbaş defteri: edinilen demirbaşların kaydı ve kayıttan düşülmesi
Bilanço esasında tutulan defterler
Yıllık brüt gelir belirli bir tutarı aştığında veya dernek isterse bilanço esasına geçilir. Bu durumda karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri ve alındı belgesi kayıt defterinin yanı sıra yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri gibi muhasebe defterleri tutulur. Eşik tutarlar her yıl güncellendiği için o yıla ait rakamı teyit etmek gerekir.
Tasdik zorunluluğu
Defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi öngörülmüştür; tasdik il müdürlüğünde veya notere yapılabilir. Buna karşılık elektronik ortamda tutulacak defterler için tasdik şartı aranmadığı yönünde düzenleme bulunur. Elektronik defter uygulamasına geçmeyi düşünüyorsanız, kendi durumunuz için bağlı bulunduğunuz birimin uygulamasını yazılı olarak teyit ettirmeniz en güvenli yoldur.
Defter tutmak ile kayıt tutmak farkı
Resmî defterler yükümlülüktür; ancak derneğin işini yürütmesi için gereken kayıt bundan daha geniştir. Örneğin üye kayıt defteri üyenin kimlik ve giriş bilgisini içerir, ama hangi üyenin hangi dönem aidatını ödediğini takip etmek, hangi belgesinin eksik olduğunu görmek ve toplu duyuru göndermek ayrı bir düzen gerektirir.
Bu iki katmanı ayrı sistemlerde tutmak çift iş üretir. Kayıtlar tek yerde tutulduğunda defterlere dayanak olacak dökümler de aynı yerden çıkar: üye takip programı üye kayıt defterinin, dernek muhasebe programı ise işletme hesabı dökümünün karşılığını üretir.
Denetimde neye bakılır?
Denetimde genellikle defterlerin varlığı, tasdik durumu, kayıtların tarih sırası, karar numaralarının kesintisizliği ve mali kayıtların belgelerle uyumu incelenir. Bu nedenle gider belgelerinin kayıtla eşleştirilmiş olması, tek tek dosya aramaktan kurtarır.
Mevzuat metinlerine mevzuat.gov.tr üzerinden, güncel duyurulara siviltoplum.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz.