Dernekçe

Üye Takip Programı ve Dijital Üye Kayıt Defteri

Üye takip programı, derneğe kimin üye olduğunu, ne zaman girdiğini, hangi kategoride bulunduğunu ve hangi belgelerinin eksik olduğunu tek kayıtta tutar. Dernekler Yönetmeliği'nin zorunlu tuttuğu üye kayıt defterinin dijital karşılığı budur.

Üye bilgisi dağıldığında sorun sadece düzen değil; genel kurul çağrısında kime tebligat yapılacağı, oy hakkı olan üyenin kim olduğu ve aidat borcunun kime çıkarılacağı da belirsizleşir. Dernek üye takip programının çözdüğü şey tam olarak bu belirsizlik.

Ücretsiz Demo İste Paketleri Gör
Kurulum gerekmez Kredi kartı istenmez KVKK uyumlu

Hangi sorunu çözüyor?

Üye listesi birkaç kişinin bilgisayarında ayrı ayrı duruyor.

Tek merkezi üye veritabanı. Yetkili herkes aynı güncel kaydı görür; kim hangi alanı değiştirdi işlem kaydında durur.

Üyelik başvuruları e-posta ve WhatsApp üzerinden geliyor, takibi kayboluyor.

Siteden gelen başvuru sisteme düşer; beklemede, onaylandı ve reddedildi durumları arasında ilerletilir.

Hangi üyenin evrakı eksik bilinmiyor.

Üye kaydına belge yüklenir; eksik belgesi olan üyeler ayrı listede görünür.

Aktif, pasif ve onursal üye ayrımı listede yapılamıyor.

Üye kategorileri ve gruplar tanımlanır. Aidat, oy hakkı ve duyuru gönderimi kategoriye göre farklılaşır.

Ayrılan üyeler listeden silinince geçmiş kayboluyor.

Üyelik sona erdiğinde kayıt silinmez; ayrılış tarihi ve gerekçesiyle arşivlenir, geçmiş aidat kaydı korunur.

Genel kurul için üye listesi hazırlamak günler alıyor.

Oy hakkı olan üye listesi ve aidat borcu durumu tek raporda üretilir; imza listesi çıktı alınabilir.

Üye Takip Programı kapsamında neler var?

Üye kayıt defteri

Kimlik, iletişim, meslek, giriş tarihi ve üyelik numarası alanları. Yönetmeliğin istediği bilgiler tek kayıtta.

Başvuru ve onay akışı

Web sitesinden online üyelik başvurusu; yönetim kurulu onayıyla üyelik açılır ve hoş geldin mesajı gider.

Kategori ve gruplar

Asil, öğrenci, onursal, kurumsal gibi kategoriler; komisyon veya şube bazlı gruplar.

Belge takibi

Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgah, üyelik formu gibi belgeler üye kaydına yüklenir ve eksikler listelenir.

Excel içeri/dışarı aktarma

Mevcut listeniz içeri aktarılır; filtrelenmiş her liste Excel olarak dışarı alınabilir.

Üye portalı

Üye kendi bilgilerini görür, iletişim bilgisini güncelleyebilir, aidat borcunu ve ödeme geçmişini takip eder.

Üye takibine geçiş nasıl yapılır?

  1. 1

    Mevcut liste aktarılır

    Excel dosyanız alanlarıyla eşleştirilip içeri aktarılır. Mükerrer kayıtlar ayıklanır, eksik alanlar rapor edilir.

  2. 2

    Kategoriler ve alanlar tanımlanır

    Derneğinizin kullandığı üye kategorileri ve varsa özel alanlar (branş, komisyon, şube) tanımlanır.

  3. 3

    Online başvuru açılır

    Web sitesine üyelik başvuru formu eklenir; sonraki üyeler doğrudan sisteme düşer, elle giriş gerekmez.

Fiyatlar

Üye Takip Programı tüm paketlerde kullanılabilir; kapsam pakete göre değişir.

Başlangıç

₺299 /ay

50 üye

Profesyonel

₺599 /ay

500 üye

Tam Paket

₺999 /ay

Sınırsız üye

Paket karşılaştırmasını gör

Sık sorulan sorular

Üye kayıt defterini elektronik ortamda tutmak mevzuata uygun mu?

Dernekler Yönetmeliği defterlerin elektronik ortamda tutulmasına imkân tanır; elektronik tutulan defterler için tasdik şartı aranmaz. Uygulamanın kendi derneğinizdeki karşılığı için bağlı bulunduğunuz sivil toplumla ilişkiler birimine danışmanız yerinde olur.

Kaç üyeye kadar kullanılabiliyor?

Paketlere göre değişir; Başlangıç 50, Profesyonel 500 üyeye kadardır, Tam Paket'te üye sayısı sınırsızdır. Paket sonradan yükseltilebilir.

Üyeler kendi bilgilerini güncelleyebilir mi?

Üye portalı açıldığında telefon, e-posta ve adres gibi iletişim alanlarını üye kendisi güncelleyebilir. Hangi alanların üyeye açık olacağını siz belirlersiniz.

Üye verileri KVKK açısından nasıl korunuyor?

Erişim yetkiye bağlıdır, bağlantı SSL ile şifrelenir ve işlem kayıtları tutulur. Aydınlatma metni ve açık rıza akışı için hazır şablonlar bulunur.

Üyeleri gruplara ayırıp sadece o gruba duyuru gönderebilir miyiz?

Evet. Alıcı listesi kategori, grup, şube veya aidat durumuna göre süzülür; duyuru yalnızca seçilen kitleye gider.

İlgili çözümler

Dernek Yazılımı

Üyelik, aidat, bağış, etkinlik, karar defteri ve muhasebeyi tek panelde toplayan bulut tabanlı dernek yazılımı.

İncele

Aidat Takip Programı

Otomatik tahakkuk, gecikme listesi, kredi kartıyla online ödeme ve otomatik makbuzla aidat takibi.

İncele

Dernek Mobil Uygulaması

Android ve iOS uygulamasıyla aidat ödeme, dijital üyelik kartı ve anlık bildirim.

İncele

Dernek Yönetim Sistemi

Çok şubeli ve kurumsal yapılar için yetki katmanlı, denetime hazır dernek yönetim sistemi.

İncele

Üye kaydı, derneğin diğer bütün süreçlerinin dayandığı temel veridir. Aidat, oy hakkı, duyuru ve genel kurul çağrısı hep bu listeden türer; listenin tek ve güncel olması diğer her şeyi kolaylaştırır.

Derneğinizde nasıl çalışacağını birlikte görelim

Demo hesabınızı 24 saat içinde açıyoruz. Kredi kartı istemiyoruz, taahhüt yok.

Ücretsiz Demo İste Bize Ulaşın