Ücretsiz ve ücretli dernek programlarını karşılaştırırken bakılması gereken 10 soru: veri güvenliği, yedek, KVKK, aidat, destek ve veriyi geri alabilme.
Kısa cevap: Az üyeli ve yalnızca liste tutan bir dernek için ücretsiz bir program veya Excel başlangıçta yeterlidir. Aidat hatırlatma, online ödeme, makbuz, genel kurul listesi ve KVKK uyumu gerekiyorsa, maliyeti değil kaybettiği zamanı ve veri riskini hesaplayın. Aşağıdaki 10 soru, hangi seçeneğin derneğinize uyduğunu netleştirir.
Seçmeden önce sorulacak 10 soru
- Veriler nerede duruyor? Tek bir bilgisayarda mı, yedekli bir sunucuda mı? Bilgisayar bozulursa üye listesi ne olur?
- Yedek alınıyor mu? Otomatik ve düzenli yedek var mı, geri dönüş denendi mi?
- KVKK'ya uygun mu? Kişisel veriler şifreli ve yetkiye göre mi erişiliyor? Kim neyi değiştirdi kaydı var mı?
- Birden fazla kişi aynı anda çalışabiliyor mu? Başkan, sayman ve sekreter aynı güncel veriyi görüyor mu?
- Aidat hatırlatma otomatik mi? SMS/e-posta hatırlatma elle mi, kendiliğinden mi gidiyor?
- Üye online ödeyebiliyor mu? IBAN + dekont yerine kartla ödeme ve anında makbuz var mı?
- Resmî işler kolaylaşıyor mu? Genel kurul listesi, karar defteri, beyanname için gereken toplamlar hazır geliyor mu?
- Telefondan kullanılabiliyor mu? Yöneticiler ve üyeler mobilde rahat mı?
- Destek var mı? Sorun olduğunda ulaşabileceğiniz biri var mı, ne kadar sürede dönüyor?
- Veriyi geri alabiliyor musunuz? Programdan ayrılırsanız üye ve aidat verinizi Excel olarak alabiliyor musunuz?
Ücretsiz seçeneğin gizli maliyetleri
- Zaman: her ay elle yapılan hatırlatma ve mutabakat saatleri.
- Kayıp tahsilat: hatırlatılmayan aidat çoğu zaman hiç tahsil edilmez.
- Veri riski: yedeksiz tek dosya, bozulma veya kayıpla birlikte derneğin hafızasını da götürür.
- Kişiye bağımlılık: sistemi bilen kişi görevden ayrıldığında düzen dağılır.
Ücretli bir programda nelere dikkat etmeli?
- Fiyat üye sayısına göre sürpriz şekilde artıyor mu?
- Kurulum, eğitim ve veri aktarımı ücrete dahil mi?
- Deneme süresinde gerçek verinizle test edebiliyor musunuz?
- Sözleşmede verinin size ait olduğu ve ayrılırken teslim edileceği yazıyor mu?
Karar tablosu
| Durum | Uygun seçenek |
|---|---|
| 20–30 üye, aidat elden toplanıyor | Excel çizelge yeterli |
| 50+ üye, düzenli aidat, birden fazla yönetici | Bulut tabanlı dernek programı |
| Bağış, kurban, burs gibi kampanyalar | Online ödeme ve makbuz destekli program |
| Şube veya temsilcilik yapısı | Yetki ve raporlama destekli program |
Excel ile başlamak isterseniz ücretsiz aidat takip çizelgemizi indirin. Otomatik hatırlatma, online aidat ve makbuz gerekiyorsa Dernekçe paketlerini inceleyin; deneme süresinde kendi verinizle deneyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ücretsiz dernek programı güvenli mi?
Programın ücretli ya da ücretsiz olmasından çok, verinin nerede ve nasıl saklandığı, yedeğin ve erişim yetkilerinin olup olmadığı önemlidir. Yukarıdaki ilk üç soruya net cevap alın.
Excel'den programa geçiş zor mu?
Çoğu program Excel'den toplu içe aktarma sunar. Üye listenizi düzenli sütunlarla tutuyorsanız geçiş birkaç saatte tamamlanır.