Genel kurul çağrısı en az 15 gün önce, toplantı yeter sayısı üyelerin salt çoğunluğu, sonuçlar 30 gün içinde bildirilir. Adım adım hazırlık listesi.
Kısa cevap: Olağan genel kurul en geç üç yılda bir yapılır. Yönetim kurulu, toplantının günü, saati, yeri ve gündemini üyelere en az 15 gün önce bildirir. Toplantı, katılma hakkı olan üyelerin salt çoğunluğuyla açılır (tüzük değişikliği ve fesihte üçte iki); ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz ama katılan sayısı yönetim ve denetim kurulu üye tam sayısının iki katından az olamaz. Seçilen organlar genel kurulu izleyen 30 gün içinde idareye bildirilir.
Takvim: kaç gün önce ne yapılır?
| Zaman | Yapılacak |
|---|---|
| 30–45 gün önce | Yönetim kurulu toplantı kararı; tarih, yer ve gündem belirlenir. |
| En az 15 gün önce | Çağrı üyelere bildirilir (tüzükteki usulle: yazı, e-posta, SMS, ilan). |
| Toplantıdan önce | Katılma hakkı olan üyeler listesi, faaliyet ve mali raporlar, denetim kurulu raporu, bütçe hazırlanır. |
| Toplantı günü | Hazirun listesi imzalatılır, divan seçilir, yalnız gündemdeki maddeler görüşülür. |
| 30 gün içinde | Seçilen asıl ve yedek organ üyeleri dernekler birimine bildirilir (5253 md. 23). |
Katılma hakkı olan üyeler listesi
Yeter sayı, katılma hakkı bulunan üyelere göre hesaplanır. Aidat borcu olan üyenin katılıp katılamayacağı tüzüğe bağlıdır; tüzükte hüküm varsa liste buna göre hazırlanır. Liste güncel değilse yeter sayı yanlış hesaplanır ve kararlar tartışmaya açılır. Aidat durumuna göre otomatik liste almak bu riski kaldırır; bkz. aidat ödenmezse ne olur.
Yeter sayılar
- Toplantı: katılma hakkı olan üyelerin salt çoğunluğu; tüzük değişikliği ve fesihte üçte iki.
- İkinci toplantı: çoğunluk aranmaz; ancak katılan, yönetim ve denetim kurulu üye tam sayısının iki katından az olamaz. Toplantı bir defadan fazla ertelenemez.
- Karar: toplantıya katılanların salt çoğunluğu; tüzük değişikliği ve fesihte üçte iki çoğunluk.
- Gündem dışı madde: hazır bulunanların en az onda biri yazılı isterse gündeme alınması zorunludur.
Hazırlanacak raporlar
- Faaliyet raporu (dönemde yapılanlar).
- Gelir-gider tablosu veya bilanço, kasa ve banka durumu.
- Denetim kurulu raporu.
- Gelecek dönem bütçesi ve varsa tüzük değişikliği taslağı.
Muhasebe kayıtları düzenliyse raporlar hızla çıkar; bkz. dernek muhasebesi nasıl tutulur.
Toplantıdan sonra
- Tutanak ve hazirun listesi imzalanır, karar defterine işlenir.
- Seçilen organ üyeleri 30 gün içinde bildirilir.
- Üyeliğe kabul ve üyeliği sona erenler, tarihten itibaren 45 gün içinde bildirilir.
- Kararlar üyelere duyurulur.
Toplantının adım adım işleyişi için dernek genel kurulu nasıl yapılır yazımıza bakın.
Sık sorulan sorular
Genel kurul çağrısı gazeteyle mi yapılmalı?
Kanunda gazete ilanı zorunluluğu kaldırılmıştır; çağrı, tüzükte ve yönetmelikte belirtilen usulle üyelere bildirilir.
Üyelerin beşte biri genel kurulu toplantıya çağırabilir mi?
Üyelerin beşte birinin yazılı başvurusu üzerine yönetim kurulu olağanüstü genel kurulu toplantıya çağırmak zorundadır; çağırmazsa sulh hâkimi görevlendirme yapabilir.
Kaynak: 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu md. 74–81, 5253 sayılı Dernekler Kanunu md. 23. Tüzüğünüzdeki özel hükümleri de kontrol edin.