Dernek etkinliklerinde kontenjan, bekleme listesi, ücretli kayıt, hatırlatma ve kapıda karekodlu bilet kontrolü için uygulanabilir bir düzen.
Kısa cevap: Kayıtları formla toplayın, kontenjan dolunca bekleme listesine alın, yer açılınca sıradakini kendiliğinden kayda geçirin. Her kesin kayda karekodlu bilet verin, etkinlikten 3 gün ve 1 gün önce hatırlatın; kapıda bileti okutarak girişi kaydedin.
Kontenjan ve bekleme listesi
Etkinliklerde kayıt yaptırıp gelmeyenler her zaman olur. Bekleme listesi bu boşluğu doldurur: biri kaydını iptal edince ya da ücretli kayıtta süresi içinde ödeme yapmayınca yer sıradakine geçer ve kişiye haber gider. Elle tutulan listede bu iş çoğu zaman yapılmaz, salon yarı boş kalır.
Ücretli etkinlik
- Kayıt sırasında yer kısa bir süre (ör. 30 dakika) ayrılır, ödeme gelince kesinleşir.
- Ödeme gelmezse yer kendiliğinden boşalır.
- Elden ya da havaleyle alınan ücret katılımcı listesinden işaretlenir.
- Katılım ücreti gelir olarak muhasebeye yazılır; kayıt silinirse gelir gerekçesiyle iptal edilir.
Çok oturumlu program
Kongre, kamp ya da eğitim dizisinde her oturumun saati, salonu ve kontenjanı ayrı olabilir. Katılımcıdan oturum seçmesini isteyin; bilet ve takvim dosyası o oturuma göre hazırlanır.
Hatırlatma
Etkinlikten 3 gün ve 1 gün önce gönderilen kısa hatırlatma gelmeyen sayısını belirgin biçimde azaltır. Mesajda tarih, yer ve bilet bağlantısı olsun; takvim dosyası (.ics) katılımcının telefon takvimine tek dokunuşla eklenir.
Kapıda giriş
- Görevlinin telefonunda giriş kontrol ekranını açın.
- Katılımcının telefonundaki ya da çıktısındaki karekodu okutun.
- Ekran adı ve durumu gösterir; aynı bilet ikinci kez okutulursa uyarır.
Giriş sayısı anlık görünür; etkinlik sonunda katılımcı listesini Excel'e alabilirsiniz.
Dernekçe'de etkinlik kaydı, bekleme listesi, ücretli kayıt ve karekodlu bilet: Etkinlik Yönetimi.