Tüzük derneğin işleyişini belirleyen temel metindir. Amaç, üyelik, aidat, organlar, genel kurul usulü ve gelir kaynakları maddelerinde nelere dikkat edilmeli?
Tüzük, derneğin kendi anayasasıdır. Sonradan yapılacak her değişiklik genel kurul kararı gerektirdiği için baştan doğru kurulması zaman kazandırır. Hazır bir örneği kopyalayıp adı değiştirmek en sık yapılan hatadır: metin derneğe uymadığında ilk genel kurulda tıkanan yer tüzük olur.
Tüzükte mutlaka net olması gereken maddeler
Amaç ve faaliyet konuları
Amacı fazla dar yazmak sonraki faaliyetleri tüzük dışı bırakır; fazla geniş yazmak ise inceleme aşamasında soru üretir. Yapmayı planladığınız faaliyetleri (eğitim, yardım, kültür, spor, burs vb.) somut ama kapsayıcı biçimde saymak en pratik yoldur.
Üyelik koşulları
Kimlerin üye olabileceği, başvurunun nasıl yapılacağı, hangi organın ne kadar sürede karar vereceği, üyelikten çıkma ve çıkarılma sebepleri açıkça yazılmalıdır. Üye kategorileri (asil, fahri/onursal, öğrenci, kurumsal) kullanılacaksa her kategorinin oy hakkı ve aidat durumu belirtilmelidir.
Aidat
Aidatın tutarı, dönemi (aylık/yıllık) ve hangi organın tutarı belirleyeceği yazılmalıdır. Tutarı doğrudan tüzüğe rakamla yazmak, her artışta genel kurul toplamak anlamına gelir; bu yüzden yaygın uygulama alt/üst sınır belirtip tutarı belirleme yetkisini genel kurula veya yönetim kuruluna bırakmaktır. Aidat borcunun oy hakkına etkisi de burada düzenlenir — genel kurul öncesi tartışmaların önemli kısmı bu maddeden çıkar.
Organlar ve görev süreleri
Genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu zorunlu organlardır. Yönetim ve denetim kurulunun asil/yedek üye sayısı, görev süresi, toplanma usulü ve karar yeter sayısı belirtilir.
Genel kurul usulü
Olağan genel kurulun hangi aralıkla toplanacağı, çağrı usulü (yazılı bildirim, e-posta, ilan), toplantı ve karar yeter sayıları, oy kullanma biçimi (açık/gizli) ve temsil (vekaletle oy) konuları düzenlenir. Çağrı usulüne e-posta ve SMS'i de eklemek, ilerleyen yıllarda işinizi kolaylaştırır.
Gelir kaynakları ve mali hükümler
Üye aidatı, bağış ve yardımlar, faaliyet gelirleri, mal varlığından elde edilen gelirler sayılır. Gelir ve gider işlemlerinin nasıl yapılacağı, alındı belgesi kullanımı ve hangi tutara kadar hangi organın harcama yapabileceği belirtilir.
Tüzük değişikliği ve tasfiye
Tüzüğün hangi çoğunlukla değiştirilebileceği ve derneğin sona ermesi halinde mal varlığının nereye devredileceği yazılmalıdır. Tasfiye maddesinin eksik olması ileride ciddi sorun üretir.
Tüzük yazarken pratik öneriler
- Maddeleri numaralandırın ve başlıklandırın; değişiklikte hangi maddenin değiştiğini göstermek kolay olsun.
- "Yönetim kurulu uygun görürse" gibi belirsiz ifadeleri sınırlı tutun.
- Üyelikten çıkarma sebeplerini sayarken usulü (savunma hakkı, itiraz) da yazın.
- Şube veya temsilcilik açma niyetiniz varsa bunu baştan tüzüğe koyun; sonradan eklemek genel kurul gerektirir. Çok birimli yapıların yönetimi için federasyon yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.
Tüzük ile sistem uyumu
Tüzükte yazan üye kategorileri, aidat dönemi ve oy hakkı kuralları, kullandığınız kayıt sisteminde de aynı şekilde tanımlanmalıdır. Tüzük yıllık aidat diyorken sistemde aylık tahakkuk işletmek, genel kurul öncesi listelerin tutmamasına yol açar. Üye takip programı ve aidat takip programı sayfalarında bu tanımların nasıl yapıldığını anlattık.
Tüzük hukuki sonuç doğuran bir metindir; taslağınızı bağlı bulunduğunuz il müdürlüğüne veya bir hukukçuya kontrol ettirmenizi öneririz.