Karar defteri, yönetim kurulu kararlarının tarih ve numara sırasıyla yazıldığı zorunlu defterdir. Numaralandırma, imza, düzeltme ve arşivleme konusunda dikkat edilecekler.
Karar defteri, yönetim kurulunun aldığı kararların tarih ve numara sırasıyla yazıldığı, derneklerin tutmakla yükümlü olduğu defterlerden biridir. Denetimde ilk istenen belgelerden olması ve pek çok işlemin (banka, DERBİS yetkisi, taşınmaz işlemleri) dayanağı olması nedeniyle düzenli tutulması önemlidir.
Bir kararda neler bulunur?
- Karar tarihi ve karar numarası (yıl içinde kesintisiz artan sıra)
- Toplantıya katılan yönetim kurulu üyelerinin adları
- Görüşülen konu ve alınan kararın açık ifadesi
- Karara katılan ve karşı oy kullanan üyelerin durumu
- Katılan üyelerin imzaları
Numaralandırma nasıl yapılır?
Kararlar sıra atlamadan numaralanır. Uygulamada yaygın biçim 2026/1, 2026/2 şeklinde yıl bazlı sıra numarasıdır. Numaranın atlanması veya iki kararın aynı numarayı taşıması denetimde soru işareti üretir; bu yüzden numarayı elle takip etmek yerine sistemin üretmesi tercih edilir.
Yanlış yazılan karar nasıl düzeltilir?
Kağıt defterde silme ve düzeltme yapılmaması esastır. Hatalı bir kayıt varsa, kaydın üstü okunacak şekilde çizilip yanına doğrusunun yazılması ve imzalanması gibi uygulamalar görülür; en temiz yol ise sonraki bir kararla önceki kararın düzeltildiğini/iptal edildiğini açıkça belirtmektir. Karar geçmişinin izlenebilir kalması, sonradan yapılmış gibi görünen düzeltmelerden daha güvenlidir.
Defterin tasdiki ve elektronik tutma
Mevzuatta sayılan defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi öngörülmüştür; buna karşılık elektronik ortamda tutulacak defterler için ayrı bir düzenleme bulunur. Elektronik defter uygulamasının kendi derneğinizdeki karşılığını bağlı bulunduğunuz il müdürlüğüne teyit ettirmeniz gerekir.
Kağıt defterin pratik sorunu: geçmişe ulaşamamak
Kağıt karar defteri kayıt için yeterlidir ama arama için değildir. "Üç yıl önce şu taşınmazla ilgili ne karar almıştık?" sorusunun cevabı, defteri sayfa sayfa çevirmeyi gerektirir. Yönetim değiştiğinde bu bilgi fiilen kaybolur.
Kararların dijital olarak da tutulduğu bir düzende karar numarası otomatik verilir, konuya veya tarihe göre arama yapılır ve karar PDF olarak çıkarılıp imzalanabilir. Dernek yazılımı sayfasında karar modülünün nasıl çalıştığını, dernek yönetim sistemi sayfasında ise karar arşivinin devir teslimdeki yerini anlattık.
Sık sorulan: her toplantı için karar yazmak zorunlu mu?
Yönetim kurulu bir konuda karar aldıysa bunun deftere geçirilmesi gerekir. Karar alınmayan, yalnızca görüş alışverişi yapılan toplantılar için karar yazılmaması olağandır; ancak pratikte toplantı yapıldığının ve kimlerin katıldığının kaydını tutmak sonradan çıkacak tartışmaları önler.