Dernek Aidatı Nasıl Belirlenir ve Tahsilat Nasıl Artar?

Aidat, çoğu derneğin en düzenli gelir kalemidir; buna karşılık en çok kaybın yaşandığı yer de burasıdır. Sorun genellikle üyenin ödemek istememesi değil, borcunu bilmemesi ve ödemenin zahmetli olmasıdır.

Aidat tutarı nasıl belirlenir?

Tutarı belirlerken üç şeyi birlikte düşünmek gerekir:

• Tüzük: tutarı belirleme yetkisi hangi organda? Tüzük rakamı sabitlemişse her değişiklik genel kurul demektir.
• Üye profili: öğrenci, emekli ve kurumsal üyeler aynı tutarı taşıyamayabilir. Kategori bazlı aidat, tahsilat oranını yükseltir çünkü ödenebilir tutar tahsil edilebilir tutardır.
• Gerçek gider: derneğin sabit giderleri (kira, iletişim, muhasebe) aidatla karşılanacaksa, aidat × tahsil edilen üye sayısı bu gideri karşılamalıdır. Hesabı toplam üye sayısıyla değil tahsilat oranıyla yapmak gerekir.

Tahsilat oranını düşüren alışkanlıklar

• Borcun görünmez olması: üye ne kadar borcu olduğunu sormak için yönetimi aramak zorundaysa ödeme gecikir.
• IBAN + dekont yöntemi: her ödeme üç adıma (havale, ekran görüntüsü, gönderme) çıkıyorsa kayıp kaçınılmazdır.
• Hatırlatmanın kişiye bağlı olması: saymanın vakti olduğunda arama yapılıyorsa, yoğun dönemlerde hiç yapılmaz.
• Geçmiş borcun toplu görünmesi: üç yılın borcu tek kalemde çıkarsa üye ödemeyi tümden erteler; taksitlendirme bunu çözer.

Tahsilat oranını yükselten dört uygulama

1. Otomatik tahakkuk. Aidat borcu dönem başında kendiliğinden oluşsun; elle işlenen tahakkuk atlanır.
2. Ödemeyi tek adıma indirmek. Kredi kartıyla ödeme bağlantısı SMS veya e-posta ile gittiğinde ödeme aynı gün yapılır. Makbuz da otomatik üretilir.
3. Kurala bağlı hatırlatma. Vadeden önce bilgilendirme, vadeden sonra hatırlatma; kişiye değil sisteme bağlı olsun.
4. Taksit ve kısmi ödeme. Birikmiş borcu bölmek, tahsil edilemeyen alacağı tahsil edilebilir hale getirir.

Ölçmediğiniz şeyi iyileştiremezsiniz

Aidat yönetiminde tek anlamlı gösterge tahsilat oranıdır: dönemde tahakkuk eden tutarın ne kadarı tahsil edildi? Bu oranı dönem dönem görebilen yönetimler, hangi uygulamanın işe yaradığını da görür. Oranı hiç bilmeyen derneklerde tartışma "aidat az mı çok mu" düzeyinde kalır.

Aidat takip programı sayfasında tahakkuk, gecikme listesi, online ödeme ve makbuz akışını; dernek mobil uygulaması sayfasında ise ödemenin telefondan nasıl tek adıma indiğini anlattık.

Aidat artışını duyurmak

Artış kararı alındığında gerekçesini ve neyin finanse edildiğini üyeye açıklamak, tahsilat oranını korumanın en ucuz yoludur. Genel kurul tutanağına dayanan kısa bir duyuru, sonradan gelen itirazların çoğunu önler.