Dernekte bağış makbuzunda neler bulunmalı, numaralar nasıl verilir, yanlış makbuz nasıl iptal edilir ve online bağışta bağışçıya ne gönderilir.
Kısa cevap: Bağış makbuzunda derneğin adı, makbuz numarası, tarih, bağışçının adı (ya da kurum adı ve vergi numarası), bağışın konusu ve tutarı bulunmalıdır. Numaralar sırayla verilir, boşluk bırakılmaz; yanlış düzenlenen makbuz silinmez, gerekçesiyle iptal edilip yenisi kesilir.
Makbuz ile alındı belgesi aynı şey mi?
Dernekler Yönetmeliği'ne göre dernek gelirleri alındı belgesiyle toplanır; bankaya yatırılan bağışta banka dekontu da belge yerine geçer. Online bağışta bağışçıya gönderdiğiniz makbuz, bağışın derneğe ulaştığını gösteren ve kayıtlarınızla birebir eşleşen bir belgedir. Hangi belgeyi hangi durumda düzenleyeceğinizi mali müşavirinizle birlikte netleştirin; bu yazı uygulamadaki düzeni anlatır.
Makbuzda bulunması gerekenler
- Derneğin adı, adresi, kütük ya da vergi bilgisi
- Makbuz numarası ve düzenleme tarihi
- Bağışçının adı; kurum bağışında kurum adı ve vergi numarası
- Bağışın konusu (genel bağış, kampanya adı, kurban hissesi)
- Tutar; mümkünse yazıyla da
- Ödeme biçimi (kart, havale, elden)
- Yetkilinin adı ve imzası ya da kaşe görseli
Numara nasıl verilmeli?
En sık yapılan hata, numarayı rastgele üretmek ya da elle yazmaktır. Böyle olunca bir makbuzun kaybolup kaybolmadığı anlaşılmaz. Pratik bir düzen: yıl başında 1'den başlayan sıra numarası ve önüne kısa bir önek (ör. BM2027-000125). Her bağış işlemine tek numara verilir; bir işlemde birden fazla kampanyaya bağış varsa aynı makbuzun satırları olur.
Yanlış makbuz ne olacak?
- Makbuzu silmeyin; iptal edin ve gerekçesini yazın (ör. "bağışçı adı yanlış").
- İptal edilen makbuzun üzerinde "İPTAL" yazsın; bağış kaydı ve muhasebe değişmez.
- Gerekiyorsa yeni numarayla yeniden düzenleyin; eski numara kayıtta saklansın.
Para iadesi ayrı bir işlemdir: makbuzun iptali parayı geri göndermez, iade yapılacaksa muhasebeye ayrıca işlenir.
Online bağışta bağışçıya ne gidiyor?
Ödeme tamamlanınca bağışçının e-postasına makbuz PDF olarak gider; telefona da makbuz bağlantısı SMS ile gönderilebilir. Bağlantı imzalıdır: makbuzu yalnız bağlantıya sahip olan açar. Yurt dışından bağış alıyorsanız makbuzun bağışçının dilinde düzenlenmesi güven verir.
Yıl sonunda toplu makbuz
Bağışçılar ya da denetim için bir yılın makbuzlarını tek seferde almak gerekebilir. Tarih aralığı seçip bütün makbuzları ayrı PDF'ler halinde tek dosyada indirmek, tek tek yazdırmaktan çok daha az iş çıkarır.
Dernekçe'de makbuz şablonu, seri numara, iptal, yeniden düzenleme ve toplu indirme hazır gelir: Bağış ve Kampanya.